Een scholingsbeding voor mijn nieuwe DPO?

De ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ (hierna ‘AVG’) (van toepassing vanaf 25 mei 2018) voorziet onder andere de aanstelling van een Data Protection Officer of een ‘functionaris voor gegevensbescherming’ (hierna ‘DPO’).

In sommige gevallen is deze aanstelling verplicht, en in andere gevallen een mogelijkheid. De verplichte aanstelling geldt voor openbare overheden en openbare organismen, maar ook voor  privéondernemingen in bepaalde omstandigheden.

De DPO kan een externe partij zijn, maar ook een interne medewerker, mits enkele garanties op onafhankelijkheid in de uitvoering van zijn functie geboden worden.

De verordening bepaalt dat de DPO moet worden aangewezen op grond van zijn professionele kwaliteiten en, in het bijzonder, zijn deskundigheid op het gebied van de wetgeving en de praktijk inzake gegevensbescherming. Meestal zal uw medewerker een bijkomende opleiding dienen te volgen.

Een kostelijke affaire?

Maar wat gebeurt er indien de medewerker in kwestie een dure opleiding volgt, en kort nadien de onderneming verlaat? Kan u uw onderneming daartegen beschermen?

Hoe uw onderneming beschermen tegen ‘nutteloze’ opleidingskosten?

Wat kan niet:

U kan niet  afspreken met uw medewerker dat hij bij vertrek de volledige kosten van de opleiding terugbetaalt. De Arbeidsovereenkomstenwet voorziet strikte regels om zulke afspraken te maken.  Deze afspraken vormen een ‘scholingsbeding’.

Wat kan wel:

U kan dus wel een scholingsbeding overeenkomen met uw medewerker.

Dat is een afspraak tussen werkgever en werknemer waarbij de werknemer, die tijdens zijn arbeidsovereenkomst een opleiding volgt op kosten van zijn werkgever, zich ertoe verbindt om een deel van de vormingskosten terug te betalen indien hij zelf de onderneming verlaat vóór het einde van een afgesproken periode. Deze afgesproken periode kan maximaal drie jaar bedragen.

Hoeveel de werknemer dient terug te betalen, is afhankelijk van het tijdstip waarop hij de onderneming verlaat. Het kan in elk geval niet meer dan 30% van het jaarlijks loon bedragen.

Om geldig te zijn dient een scholingsbeding te voldoen aan een aantal voorwaarden :

  1. Het moet schriftelijk zijn overeengekomen;

  2. Ten laatste bij de start van de opleiding;

  3. De afspraak kan enkel gemaakt worden met werknemers verbonden door een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur;

  4. Het jaarloon van de werknemer bedraagt minstens 33.472 EUR bruto ( jaarlijks geïndexeerd);

  5. Het moet gaan om een specifieke vorming, die toelaat om nieuwe professionele competenties te verwerven die ook buiten de onderneming kunnen gevaloriseerd worden. Een DPO-opleiding beantwoordt o.i. aan deze vereiste;

  6. Het moet gaan om een vorming die niet voortvloeit uit een wettelijke of reglementaire voorwaarde om een bepaald beroep uit te kunnen oefenen. Een DPO-opleiding beantwoordt o.i. ook aan deze vereiste;

  7. De vorming moet minstens 80 uur in beslag nemen of een waarde hebben die minstens gelijk is aan het dubbel van het gemiddeld minimum maandinkomen, dus minstens 1.622,48 EUR x 2 (bedrag geldig op datum van deze nieuwsbrief).

Het scholingsbeding zal geen uitwerking hebben wanneer de arbeidsovereenkomst eindigt in de eerste zes maanden van de tewerkstelling.  Indien u als werkgever na deze periode de arbeidsovereenkomst moet beëindigen om een dringende reden, kan u ook beroep doen op het afgesloten scholingsbeding.

Conclusie

Sluit steeds een scholingsbeding af alvorens een DPO-opleiding te laten volgen door uw medewerker. Op deze wijze kan u tenminste een deel van uw kosten recupereren, indien uw werknemer de onderneming verlaat.

Datum: 01/02/2018. Deze nieuwsbrief is louter informatief en dient niet beschouwd te worden als een juridisch advies. Voor uw vragen of een juridisch advies kan u contact opnemen met ons kantoor.

 Sabrina Fiorelli en Tom Arts, experts in arbeidsrecht.

Sabrina Fiorelli en Tom Arts, experts in arbeidsrecht.