Regels betreffende de algemene vergadering in Coronatijd tijdelijk versoepeld
Vorige week heeft de Nationale Veiligheidsraad de corona-maatregelen, die ons verplichten om zoveel als mogelijk in ons kot te blijven, verlengd tot en met 19 april 2020. Aangezien het seizoen van de jaarlijkse algemene vergaderingen voor de meeste vennootschappen en verenigingen intussen is aangebroken, geeft deze verlenging aanleiding tot praktische moeilijkheden. De regering wil hieraan tegemoetkomen door een aantal regels m.b.t. de organisatie van de algemene vergadering te versoepelen.
(zie volmachtsbesluiten, neergelegd op 29 maart 2020: zie https://www.koengeens.be/news/2020/03/29/eerste-pakket-volmachtsbesluiten-justitie en de link aldaar)
1. Algemene vergadering op afstand via elektronische middelen of schriftelijke besluitvorming
Tot op heden is het enkel mogelijk om een algemene vergadering op afstand te laten doorgaan enerzijds via elektronische communicatiemiddelen bv. via Skype, Microsoft teams, Zoom,… of anderzijds via schriftelijke besluitvorming (slechts rechtsgeldig in geval van unanimiteit), indien de statuten hier uitdrukkelijk in voorzien. Aangezien de meeste vennootschappen en verenigingen deze alternatieve vergaderwijzen niet in hun statuten hebben voorzien, zijn zij in principe nog steeds verplicht fysiek ter plaatse (d.i. meestal op de plaats van de zetel) te vergaderen.
Dit is niet aangewezen noch toegelaten gedurende de periode dat de COVID-19 maatregelen van kracht zijn. Daarom heeft de regering beslist dat ook de vennootschappen en verenigingen die deze alternatieve technieken niet in hun statuten hebben voorzien, toch hiervan gebruik kunnen maken om op afstand rechtsgeldig te vergaderen. Deze versoepeling geldt voorlopig enkel voor vergaderingen die werden of (moeten) worden samengeroepen vóór 19 april 2020. Op deze manier hebben alle vennootschappen en verenigingen dan ook de mogelijkheid om rechtsgeldige algemene vergaderingen op afstand te organiseren, hetzij via elektronische communicatiemiddelen, hetzij via schriftelijke besluitvorming. Indien de agenda van de algemene vergadering de aanwezigheid van de notaris vereist (bv. in geval van een statutenwijziging), zal minstens één van de bestuursleden wel nog fysiek dienen te verschijnen voor de notaris. De overige bestuurders kunnen er mee volstaan om vanop afstand mee te vergaderen.
2. Uitstel van de jaarlijkse algemene vergadering
Naast de alternatieve vergaderwijzen, biedt de overheid ook de mogelijkheid om de algemene vergaderingen - die vóór 19 april zijn of dienen te worden samengeroepen - uit te stellen tot tien weken na de uiterste datum, zijnde 6 maanden na afsluiten van het boekjaar.
3. Vergadering van het bestuursorgaan
Tot slot werd verduidelijkt dat het bestuursorgaan onder alle omstandigheden unaniem schriftelijk kan besluiten. Er werd bevestigd dat het bestuursorgaan daarnaast ook steeds kan beraadslagen en besluiten via een elektronische communicatie.
Tijdelijke versoepeling
De periode van deze versoepeling loopt gelijk met de maatregelen met betrekking tot het COVID-19 virus, dewelke zijn opgelegd tot en met 19 april 2020. Naar alle waarschijnlijkheid zal bij een verlenging van de COVID-19 maatregelen ook in een verlenging van deze tijdelijke versoepeling worden voorzien.
31-03-2020 Deze nieuwsbrief is louter informatief en dient niet beschouwd te worden als een juridisch advies. Doordat de maatregelen die de overheid neemt, elkaar in een snel tempo opvolgen, is het mogelijk dat de informatie in deze nieuwsbrief intussen achterhaald is. Voor uw vragen of een juridisch advies kan u contact opnemen met ons kantoor.
Heeft u als ondernemer vragen? Ons team vennootschapsrecht staat u graag bij. Neem vrijblijvend contact op om kennis te maken.
Vennootschapsrecht, contracten, M&A
Vennootschapsrecht, contracten, M&A
Vennootschapsrecht, contracten, M&A