PAQT Advocaten analyseert de nieuwe UBO-documentatieplicht in het tijdschrift Fiscale Actualiteit – Opletten voor de privacy en het beroepsgeheim !

Onze advocaten Tim Vandeweyer en Jos De Wachter schreven een artikel in het tijdschrift Fiscale Actualiteit over de recente wijzigingen aan het UBO-register, met bijzondere aandacht voor de nieuwe verplichting om de registratie van uiteindelijk begunstigden (UBO’s) voortaan te onderbouwen met documenten.

Er moet over gewaakt worden dat de documenten die worden overgemaakt aan het UBO-register geen persoonsgegevens van niet-UBO’s bevatten.

De praktische werkingsregels voor het UBO-register zijn eind 2020 aangepast. De belangrijkste wijzigingen zijn:

dat de historiek van de wijzigingen aan de UBO-informatie voortaan zichtbaar is;
dat de ‘klikplicht’ in hoofde van de cijferberoepen, advocaten, e.d. bij de ontdekking van onjuiste informatie in het UBO-register voorlopig is geschrapt;
dat vennootschappen, vzw’s e.d. voortaan verplicht zijn om de meegedeelde informatie over hun UBO’s te onderbouwen met documenten.

In het bijzonder de verplichting om documenten toe te voegen aan het UBO-register, moet met de nodige omzichtigheid benaderd worden. Het doel van die overgemaakte documenten kan er enkel in bestaan om de juistheid van de informatie m.b.t. de geïdentificeerde UBO’s te onderbouwen. De vennootschappen, vzw’s e.d. (en hun mandatarissen) moeten er dus over waken dat een meegedeeld document geen persoonsgegevens van niet-UBO’s bevat. De privacy en zelfs het beroepsgeheim kunnen anders in het gedrang komen.

Voorbeeld:

Als een aandeelhoudersregister als onderbouwend document wordt overgemaakt aan het UBO-register, en het aandeelhoudersregister twee aandeelhouders met een aandelenparticipatie van 40% vermeldt, en tevens een derde aandeelhouder met een aandelenparticipatie van 20% vermeldt: dan maken de 40%-aandeelhouders in principe UBO’s uit (categorie 1) en is de 20%-aandeelhouder in principe een niet-UBO.

De persoonsgegevens van de 20 %-aandeelhouder in het aandeelhoudersregister moeten dus geanonimiseerd worden voordat het document wordt overgemaakt aan het UBO-register. Ook doet men er goed aan ook de voorgeschiedenis die opgenomen is in het aandeelhoudersregister te anonimiseren.

U kan het artikel o.a. raadplegen via monKEY: Documenten toevoegen aan het UBO-register: opletten voor overkill

Datum: 4 maart 2021. Deze nieuwsbrief is louter informatief en dient niet beschouwd te worden als een juridisch advies. Voor uw vragen of een juridisch advies kan u contact opnemen met ons kantoor.

Meer info over deze fiscale maatregelen? Ons team fiscaliteit staat voor u klaar.