Vaccinatiestress bij werkgevers – Wetsontwerp is ingediend in de kamer

Op 22.02.2021 posten we in onze FAQTS een Q&A over het vaccinatieverlof. We baseerden dit op een voorontwerp van wet.

Op advies van de Raad van State werd er een bijkomend advies gevraagd van de Gegevensbeschermingsautoriteit (hierna ‘GBA’).

Het wetsontwerp werd vervolgens op 15.03.2021 ingediend bij de Kamer van Volksvertegenwoordigers. Het voorziet het recht voor een werknemer om van het werk afwezig te zijn, met behoud van zijn normaal loon, gedurende de tijd die nodig is om zich te laten vaccineren tegen COVID-19.

Zoals verwacht, werden aan het oorspronkelijk voorontwerp nog enkele waarborgen gevoegd over de verwerking van gevoelige gegevens.

1. Minimale gegevensverwerking en passend bewijs

Om aan te tonen dat de werknemer het vaccinatieverlof wel degelijk opneemt om zich te laten vaccineren (art. 3 van het wetsontwerp) mag de werkgever een passend bewijs vragen.

Dat passend bewijs is de bevestiging van de afspraak om gevaccineerd te worden. In het voorontwerp werd als bewijs ook nog de uitnodiging voorzien. Gelet op het principe van ‘minimale gegevensverwerking’ zal de uitnodiging enkel voorgelegd moeten worden wanneer op de bevestiging van de afspraak niet vermeld is wanneer de werknemer aanwezig moet zijn op het vaccinatiecentrum.

2. Enkel voorleggen en geen kopie

Die uitnodiging mag enkel voorgelegd worden. In het advies van de GBA wordt de term ‘tonen’ gebruikt.

Op advies van de GBA werd uitdrukkelijk voorzien dat de werkgever geen kopie mag nemen van de voorgelegde afspraakbevestiging. Hij mag de gegevens die erop staan ook niet overschrijven. Enkel het tijdstip van de afspraak mag genoteerd worden.

3. Bewijs enkel tonen tijdens tele(thuis)werk?

De GBA gaat niet in op de vraag op welke wijze een document moet worden voorgelegd of getoond in tijden van tele(thuis)werk zonder aan bijkomende verwerking te doen. Het kan uiteraard niet de bedoeling zijn dat de werknemer zich moet verplaatsen naar de onderneming om het document fysiek voor te leggen.

Wat mag u als werkgever volgens ons vragen in deze situatie:

Ook dan geldt uiteraard dat enkel het tijdstip van de afspraak genoteerd mag worden.

4. Verwerking enkel voor organisatie en loonadministratie

Louter al door de aanvraag van het vaccinatieverlof verkrijgt de werkgever onvermijdelijk informatie over de (toekomstige) gezondheidstoestand van de werknemer.

(a) de organisatie van het werk; en

(b) het verzorgen van een correcte loonadministratie.

5. Verwerking gevoelige gegevens uitgesloten

Het vaccinatieverlof mag niet als zodanig worden geregistreerd. De afwezigheid mag enkel genoteerd worden als ‘klein verlet’ volgens de gebruikelijke code, zonder verdere precisering van de reden. Er kan dus geen afzonderlijke code worden voorzien voor het vaccinatieverlof.

Ook de registratie van gezondheidsproblemen van de werknemer is uitdrukkelijk verboden. Die gezondheidsproblemen zouden bv. afgeleid kunnen worden uit het feit dat de werknemer vroeger dan leeftijdsgenoten aan beurt is voor de vaccinatie.

De wet zal maar tijdelijk van toepassing zijn en treedt buiten werking op het einde van dit jaar. Wellicht om eventuele vertraging in de vaccinaties op te vangen, kan de werking ervan verlengd worden tot uiterlijk 30.06.2022.

Van zodra het wetsontwerp is goedgekeurd, wordt het gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad en zal het onmiddellijk van toepassing zijn.

23.03.2021. Deze nieuwsbrief en de bijhorende documenten zijn louter informatief en dienen niet beschouwd te worden als een juridisch advies. Doordat de maatregelen die de overheid neemt, elkaar in een snel tempo opvolgen, is het mogelijk dat de informatie in deze nieuwsbrief intussen achterhaald is. Voor uw vragen of een juridisch advies kan u contact opnemen met ons kantoor.

Bronnen:

Wetsontwerp houdende toekenning van een recht op klein verlet voor werknemers met het oog op het toegediend krijgen van een vaccin ter bescherming van het coronavirus COVID-19, 15 maart 2021, https://www.dekamer.be/FLWB/PDF/55/1849/55K1849001.pdf.

Advies van de Gegevensbeschermingsautoriteit nr. 25/2021 van 8 maart 2021 betreft advies m.b.t. een voorontwerp van wet houdende toekenning van een recht op klein verlet voor werknemers met het oog op het toegediend krijgen van een vaccin ter bescherming tegen het coronavirus COVID-19, https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/publications/advies-nr.-25-2021.pdf.

Raad Van State, advies 68.881/1 van 23 februari 2021 over een voorontwerp van wet ‘houdende toekenning van een recht op klein verlet voor werknemers met het oog op het toegediend krijgen van een vaccin ter bescherming tegen het coronavirus COVID-19’, http://www.raadvst-consetat.be/dbx/adviezen/68881.pdf#search=68.881%2F1.

Advies van de Nationale Arbeidsraad (‘NAR’) nr. 2.199 van 5 februari 2021, http://www.cnt-nar.be/ADVIES/advies-2199.pdf.